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Peppol ist ein offenes Netzwerk zum Austausch von elektronischen Geschäftsdokumenten, wie bspw. der E-Rechnung und digitalen Ausschreibungen. Es funktioniert grenzüberschreitend und ist somit nicht auf Deutschland beschränkt.
Empfänger und Sender verwenden jeweils eine Peppol-ID und kommunizieren über diese Kennung miteinander. Dabei benutzt jede Partei einen Service-Anbieter, der die Verbindung zum Netzwerk aufbaut. Zentrale Steuerplattformen können direkt an die Anbieter angeschlossen sein und erhalten automatisch alle nötigen Informationen.
Aktuell besteht für private Unternehmen keine Pflicht zur Nutzung. Eine neue Regelung hierzu soll ab Januar 2025 in eine Pilotphase gehen und später eingeführt werden.
Die Leitweg-ID ist eine exakte Kennung für Behörden und öffentliche Verwaltungen, die wie eine Adresse funktioniert.
Stellt man eine Rechnung an öffentliche Auftraggeber, muss in der E-Rechnung die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers hinterlegt sein.
Die Behörden und öffentlichen Verwaltungen kommunizieren deren Leitweg-ID in der Regel automatisch. Falls dies nicht geschieht, so muss explizit nachgefragt werden.
Rechnungsempfänger einer öffentlichen Stelle beantragen die eigene Leitweg-ID beim zuständigen Bundesland bzw. beim Zentralen Finanzwesen des Bundes (ZFB).
Grundsätzlich ist es wichtig, dass die Zahlung zugeordnet und somit ermittelt werden kann, ob der Betrag steuerpflichtig ist. Der Betrag ist normalerweise steuerpflichtig, wenn eine Leistung oder Lieferung hierfür erbracht wurde oder bereits ein Auftrag besteht.
Im Zweifel behandelt man den Betrag als steuerpflichtig, um Probleme zu vermeiden. Stellt sich später heraus, dass dem nicht so ist, so kann man den Betrag geltend machen.
Wenn die Zahlung zugeordnet werden kann, ist zu prüfen, ob der zusätzliche Betrag ein Versehen ist und ggf. zurückgezahlt werden muss. Bei Kleinstbeträgen kann der zu viel gezahlte Betrag auf ein extra Konto hierfür und die Rechnung normal verbucht werden. Möglicherweise bestehen weitere offene Rechnungen und die zusätzliche Zahlung kann entsprechend angerechnet werden.
Damit die Buchhaltung vorerst nicht beeinträchtigt wird, sollte der Betrag auf ein Verrechnungskonto für nicht zuordenbare Bankbewegungen gebucht werden. Jedoch sollte zeitnah eine Zuordnung bzw. Klärung erfolgen, da vor der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung klar sein muss, ob der Betrag steuerpflichtig ist. Bei der Recherche sollten neben aktuellen Vorfällen auch bereits bezahlte Rechnungen hinzugezogen werden, um mögliche Zahlungsduplikate aufzuzeigen.
Kommunikation ist der Schlüssel.
Bevor du deinen Kunden abmahnst, musst du ihn auf den Missstand aufmerksam machen. Möglicherweise wurde die Rechnung einfach übersehen. Diesen Hinweis kannst du mit einer Zahlungserinnerung geben - auch dann, wenn der Betrag unvollständig ist. Bei wenigen Cents, bspw. durch einen Zahlendreher, kannst du auch ein Auge zudrücken und diese auf ein Toleranzkonto oder als Skonto verbuchen. Wichtig zu wissen ist, dass auch die Umsatzsteuer angepasst werden muss, wenn sich der Betrag ändert.
Hast du keinen Erfolg mit der Erinnerung, kannst du den nächsten Schritt einleiten und eine Mahnung ausstellen. Diese kann auch eine Mahngebühr inkl. Verzugszinsen enthalten. Das Limit ist gesetzlich nicht geregelt, muss aber dem Aufwand für die Mahnung entsprechen und darf keine Zeitaufwände enthalten. Als angemessen gelten meistens zwei bis drei Euro, z.B. für Material und den Versand.
Hat dein Kunde den Verzug nicht zu verschulden, so entfallen die Mahngebühren. Dies kann der Fall sein, wenn Dritte (z.B. Bank) einen Fehler verursacht haben oder dein Kunde gesundheitlich verhindert ist.
Aktuell benötigen Sie diese nicht zwingend. Wenn Sie Ihre Buchhaltung analog auf Papier erledigen, müssen Sie trotzdem rechtliche Bestimmungen und die Aufbewahrungsfristen einhalten sowie Dokumente vor nachträglicher Änderung schützen. Dies zu gewährleisten kann schnell komplex werden! Hinzu kommen neue gesetzliche Regelungen, z.B. die E-Rechnung.
Wenn Sie Ihre Buchhaltung digital und mit einer geeigneten Software erledigen, werden diese Pflichten überwiegend automatisch erfüllt, sodass Sie auf der sicheren Seite sind. Außerdem können Sie viele Komfortfunktionen verwenden, die Ihnen die Buchhaltung vereinfachen und viel Zeit sparen werden.
Diese ist ein digitales und computerlesbares Format für die elektronische Verarbeitung von Rechnungen. Damit ist kein PDF-Dokument gemeint, sondern ein gesondertes Format, welches im Geschäftskundenbereich (B2B) Pflicht wird.
Damit die Finanzbehörden Ihre Buchhaltung akzeptieren, muss sie GoBD-konform sein. Klassische Tabellen- und Textverarbeitungen können dies nicht gewährleisten.
Grundsätzlich kann Ihr Kunde ein Angebot auch mündlich annehmen. Ist ein Angebot komplexer oder ändern sich Bestandteile, so sollten Sie eine Auftragsbestätigung einholen.
Ein Auftrag bzw. eine Auftragsbestätigung gibt in erster Linie Sicherheit. Ihr Kunde sieht alle vereinbarten und ggf. auch veränderten Positionen, welche er explizit bestätigen muss. Gerade in Zusammenarbeit mit Lieferanten verschafft die Auftragsbestätigung Handlungsspielraum, da Bestellungen sicher ausgelöst werden können. Ist Ihr Angebot freibleibend, so fehlt diesem die rechtliche Bindung und Sie müssen sogar eine Auftragsbestätigung vom Kunden einholen.
Diese wird vom Finanzamt vergeben. Sie können durchaus mehrere haben: Eine persönliche und eine für Ihr Gewerbe. Liegen Ihre Meldeadresse und der Unternehmenssitz im selben Einzugsgebiet, haben Sie ggf. eine Nummer für beides. Dies ist weiterhin davon abhängig, ob ein Gewerbe als natürliche oder juristische Person betrieben wird.
Die Umsatzsteueridentifikationsnummer wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben und ist Voraussetzung für Geschäfte zwischen EU-Ländern. Agieren Sie nur in Deutschland, so brauchen Sie diese nicht. Ggf. brauchen Sie eine solche Nummer aber für den Online-Handel und entsprechende Zahlungsmethoden.
Die Steueridentifikationsnummer ist eine persönliche und personengebundene Nummer zur steuerlichen Identifizierung, die ein Leben lang gilt.
Diese Nummer wird auch Rentenversicherungsnummer genannt und dient der Zuordnung zur Rentenversicherung.
Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer befreit.
Mahngebühren gelten als Schadensersatz und sind nicht umsatzsteuerpflichtig. Diese und evtl. Verzugszinsen müssen aber korrekt verbucht werden.
Es existiert keine gesetzliche Grundlage, die zum Ausstellen eines Lieferscheins verpflichtet.
Selbstständige können nicht auf Gehaltsabrechnungen zurückgreifen und müssen neben der SCHUFA-Auskunft weitere Alternativen nutzen:
Die Festschreibung macht die Buchhaltung verbindlich.
Zur Aufbewahrungsfrist gehört mehr als einfach nur die Zeit.
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Es gibt eine Frist für die Stellung einer Rechnung.