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Steuernummer oder USt-IdNr. auf der Rechnung

Welche Nummer gehört auf die Rechnung?

Auf einer Rechnung muss entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) angegeben werden – nicht beides. Beide Nummern dienen der steuerlichen Identifikation, unterscheiden sich jedoch im Anwendungsbereich.

Wann ist die Steuernummer ausreichend?

Die Steuernummer reicht aus, wenn ausschließlich Leistungen innerhalb Deutschlands erbracht werden und keine innergemeinschaftlichen Umsätze mit anderen EU-Ländern stattfinden. Kleinunternehmer ohne USt-IdNr. verwenden ebenfalls die Steuernummer.

Wann ist die USt-IdNr. erforderlich?

Die USt-IdNr. ist erforderlich, wenn Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten erbracht oder empfangen werden. Sie ist zudem meist notwendig bei Geschäftsmodellen wie Amazon FBA oder innergemeinschaftlichem Dropshipping.

Empfehlung für die Praxis

Wer geschäftlich innerhalb der EU tätig ist oder dies künftig plant, sollte eine USt-IdNr. beantragen und diese auf Rechnungen angeben. Sie ist international anerkannt, schützt die Steuernummer und erleichtert den EU-weiten Handel.

Umgang mit zu viel bezahlten Beträgen

Grundsätzlich

Grundsätzlich ist es wichtig, dass die Zahlung zugeordnet und somit ermittelt werden kann, ob der Betrag steuerpflichtig ist. Der Betrag ist normalerweise steuerpflichtig, wenn eine Leistung oder Lieferung hierfür erbracht wurde oder bereits ein Auftrag besteht.

Sichergehen

Im Zweifel behandelt man den Betrag als steuerpflichtig, um Probleme zu vermeiden. Stellt sich später heraus, dass dem nicht so ist, so kann man den Betrag geltend machen.

Zahlung kann zugeordnet werden

Wenn die Zahlung zugeordnet werden kann, ist zu prüfen, ob der zusätzliche Betrag ein Versehen ist und ggf. zurückgezahlt werden muss. Bei Kleinstbeträgen kann der zu viel gezahlte Betrag auf ein extra Konto hierfür und die Rechnung normal verbucht werden. Möglicherweise bestehen weitere offene Rechnungen und die zusätzliche Zahlung kann entsprechend angerechnet werden.

Zahlung kann nicht zugeordnet werden

Damit die Buchhaltung vorerst nicht beeinträchtigt wird, sollte der Betrag auf ein Verrechnungskonto für nicht zuordenbare Bankbewegungen gebucht werden. Jedoch sollte zeitnah eine Zuordnung bzw. Klärung erfolgen, da vor der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung klar sein muss, ob der Betrag steuerpflichtig ist. Bei der Recherche sollten neben aktuellen Vorfällen auch bereits bezahlte Rechnungen hinzugezogen werden, um mögliche Zahlungsduplikate aufzuzeigen.

Umgang mit zu wenig oder nicht bezahlten Beträgen

In Kürze

Kommunikation ist der Schlüssel.

  • 1) Zahlungserinnerung
  • 2) Mahnung inkl. angemessener Gebühren
  • Kunde unschuldig = keine Mahngebühren

Erster Schritt: Nachfragen

Bevor ein Kunde abgemahnt werden kann, muss dieser auf den Missstand aufmerksam gemachen werden. Möglicherweise wurde die Rechnung einfach übersehen. Dieser Hinweis kann über eine Zahlungserinnerung erfolgen - auch dann, wenn der Betrag unvollständig ist. Bei wenigen Cents, bspw. durch einen Zahlendreher, kann auch ein Auge zugedrückt und dieser Betrag auf ein Toleranzkonto oder als Skonto verbucht werden. Wichtig zu wissen ist, dass auch die Umsatzsteuer angepasst werden muss, wenn sich der Betrag ändert.

Zweiter Schritt: Mahnung

Hat man keinen Erfolg mit der Erinnerung, kann der nächste Schritt eingeleitet und eine Mahnung ausgestellt werden. Diese kann auch eine Mahngebühr inkl. Verzugszinsen enthalten. Das Limit ist gesetzlich nicht geregelt, muss aber dem Aufwand für die Mahnung entsprechen und darf keine Zeitaufwände enthalten. Als angemessen gelten meistens zwei bis drei Euro, z.B. für Material und den Versand.

Achtung: Kunde möglicherweise unschuldig

Hat der Kunde den Verzug nicht zu verschulden, so entfallen die Mahngebühren. Dies kann der Fall sein, wenn Dritte (z.B. Bank) einen Fehler verursacht haben oder der Kunde gesundheitlich verhindert ist.

Die Nummern Ihres Lebens

Steuernummer

Diese wird vom Finanzamt vergeben. Sie können durchaus mehrere haben: Eine persönliche und eine für Ihr Gewerbe. Liegen Ihre Meldeadresse und der Unternehmenssitz im selben Einzugsgebiet, haben Sie ggf. eine Nummer für beides. Dies ist weiterhin davon abhängig, ob ein Gewerbe als natürliche oder juristische Person betrieben wird.

  • Kurz: St.-Nr.

Umsatzsteuer-ID

Die Umsatzsteueridentifikationsnummer wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben und ist Voraussetzung für Geschäfte zwischen EU-Ländern. Agieren Sie nur in Deutschland, so brauchen Sie diese nicht. Ggf. brauchen Sie eine solche Nummer aber für den Online-Handel und entsprechende Zahlungsmethoden.

  • Kurz: USt-IdNr.

Wirtschafts-ID

Die Wirtschaftsidentifikationsnummer dient der eindeutigen Identifizierung eines jeden wirtschaftlich Tätigen in Besteuerungs- und Verwaltungsverfahren. Sie ergänzt die bestehenden Nummern und wird seit November 2024 stufenweise eingeführt.

  • Kurz: W-IdNr.

Personengebundene Nummern

Die Steueridentifikationsnummer ist eine persönliche und personengebundene Nummer zur steuerlichen Identifizierung, die ein Leben lang gilt.

  • Kurz: Steuer-IdNr.

Die Sozialversicherungsnummer wird auch Rentenversicherungsnummer genannt und dient der Zuordnung zur Rentenversicherung.

  • Kurz: SVNR

Wissenswerte Fakten

Zahlungsziel auf der Rechnung

B2B (Geschäftskunden):

  • Nicht notwendig, da 30-Tage-Frist automatisch gilt
  • Konkretes Zahlungsziel empfohlen, da üblich

B2C (Privatkunden):

  • Zahlungsziel oder Hinweis auf Gesetz notwendig
  • Ohne Datum oder Hinweis tritt kein Verzug ein

Freibleibendes bzw. verbindliches Angebot

Freibleibend heißt:

  • Einladung zur Verhandlung
  • Änderungen oder Zurückziehen möglich

Verbindlich heißt:

  • Kunde kann es sofort annehmen
  • Vertrag entsteht

Kleinunternehmerregelung

Kleinunternehmer sind grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit.

  • USt.-Erklärung entfällt ab Steuerjahr 2024
  • Vorjahresumsatzgrenze liegt seit 2025 bei 25.000 €
  • Brauchen/dürfen keine USt. ausweisen
  • Dürfen keine Vorsteuer geltend machen
  • Ggf. steuerpflichtig bei Reverse-Charge-Leistungen (z.B. bei Dienstleistungen aus Drittländern oder dem EU-Ausland)

EU-Kleinunternehmerregelung

Ermöglicht die grenzüberschreitende Nutzung der Umsatzsteuerbefreiung in anderen EU-Mitgliedstaaten.

  • Gilt für Umsätze im EU-Ausland (seit 1. Januar 2025)
  • EU-weiter Jahresumsatz darf 100.000 € nicht überschreiten
  • Nationale Umsatzgrenze des jeweiligen EU-Ziellandes muss zusätzlich eingehalten werden
  • Vorab-Registrierung im Heimatland (z.B. beim BZSt) zwingend erforderlich (Vergabe einer "EX-Nummer")
  • Vierteljährliche Meldung der EU-Umsätze an die heimische Steuerbehörde nötig
  • Erspart lokale umsatzsteuerliche Registrierung und Meldungen im EU-Ausland

Versteuerung von Mahngebühren

Mahngebühren gelten als Schadensersatz und sind nicht umsatzsteuerpflichtig. Diese und evtl. Verzugszinsen müssen aber korrekt verbucht werden.

  • Inkassogebühren sind Nebenkosten des Geldverkehrs bzw. Erstattungen bei Erhalt
  • Mahngebühren sind sonstige Erträge bzw. Aufwendungen
  • Zinsen sind Zinserträge bzw. Zinsaufwendungen

Aufbewahrungsfrist

Zur Aufbewahrungsfrist gehört mehr als einfach nur die Zeit.

  • Dokumente müssen jederzeit einsehbar sein
  • Lesbarkeit der Dokumente gewährleisten
  • Geeigneter Ort für Aufbewahrung
  • 10 Jahre Aufbewahrungsfrist
  • Suche wird komplex

Notwendigkeit des Lieferscheins

Es existiert keine gesetzliche Grundlage, die zum Ausstellen eines Lieferscheins verpflichtet.

  • Dennoch in der Praxis etabliert
  • Primär zu Kontrollzwecken
  • Beleg für Erhalt von Ware

Frist zur Rechnungsstellung

Es gibt eine Frist für die Stellung einer Rechnung.

  • Steuerfreie Rechnungen ausgenommen
  • Frist beträgt 6 Monate
  • Hat steuerliche Gründe

Festschreibung

Die Festschreibung macht die Buchhaltung verbindlich.

  • Steht mit der GoBD in Zusammenhang
  • Schutz vor nachträglicher Änderung
  • Betriebsprüfung kann erfolgen
  • Am besten monatlich umsetzen

Bedeutung der GoBD

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

  • Regeln den Umgang mit Dokumenten
  • Regeln die Aufbewahrung
  • Regeln den Zugriff

Auftragsbestätigung

Mündlich möglich, schriftlich besser

Grundsätzlich kann Ihr Kunde ein Angebot mündlich annehmen. Ist ein Angebot komplexer oder ändern sich Bestandteile, so sollten Sie eine Auftragsbestätigung einholen. Diese gibt in erster Linie Sicherheit. Ihr Kunde sieht alle vereinbarten und ggf. auch veränderten Positionen, welche er explizit bestätigen muss. Gerade in Zusammenarbeit mit Lieferanten verschafft die Auftragsbestätigung Handlungsspielraum, da Bestellungen sicher ausgelöst werden können. Ist Ihr Angebot freibleibend, so fehlt diesem die rechtliche Bindung und Sie müssen sogar eine Auftragsbestätigung vom Kunden einholen.

Leitweg-ID

Die Leitweg-ID ist eine exakte Kennung für Behörden und öffentliche Verwaltungen, die wie eine Adresse funktioniert.

Stellt man eine Rechnung an öffentliche Auftraggeber, muss in der E-Rechnung die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers hinterlegt sein. Die Behörden und öffentlichen Verwaltungen kommunizieren deren Leitweg-ID in der Regel automatisch. Falls dies nicht geschieht, so muss explizit nachgefragt werden. Rechnungsempfänger einer öffentlichen Stelle beantragen die eigene Leitweg-ID beim zuständigen Bundesland bzw. beim Zentralen Finanzwesen des Bundes (ZFB).