Lernen Sie die Funktionen von cooman im Detail kennen. Nehmen Sie Kontakt auf, falls Fragen offen bleiben oder Sie Anmerkungen haben. Fragen Sie auch gerne eine Vorführung an.
Rechnungen sind das Kerngeschäft von cooman und decken ein breites Spektrum an Möglichkeiten ab. Erstellen Sie mit wenigen Klicks eine neue Rechnung oder duplizieren Sie eine vorhandene, um ähnliche Rechnungen schnell an den Kunden zu bringen. Wiederkehrende Rechnungen helfen Ihnen, regelmäßige Rechnungen mit gleichem Inhalt automatisch zu erstellen - auf Wunsch inkl. Versand per E-Mail.
Erstellte Angebote, Aufträge, Lieferscheine und gebuchte Projektzeiten lassen sich per Klick in eine Rechnung überführen, was Ihren Abwicklungsprozess erheblich beschleunigt. Zahlungen für Rechnungen erfassen Sie ebenfalls mit wenigen Klicks. Hierbei werden relevante Angaben automatisch von cooman vorausgefüllt. Über den aktuellen Status und unbezahlte Rechnungen außerhalb der definierten Zahlungsfrist werden Sie automatisch informiert.
Sollten Zahlungen von Kunden ausbleiben, so erstellen Sie problemlos auf Basis der jeweiligen Rechnung eine Zahlungserinnerung und ggf. Mahnungen. Falls erforderlich, erstellen Sie genauso einfach eine Gutschrift im Sinne einer Mangelbeseitigung. Sollten Sie einmal eine fehlerhafte Rechnung erstellt haben, so können Sie diese problemlos nachträglich bearbeiten, solange die Rechnung Ihr Unternehmen noch nicht verlassen hat. Sollte Letzteres der Fall sein, so erstellen Sie per Klick eine Stornorechnung, welche Sie dem Kunden zusätzlich zur fehlerhaften Rechnung zukommen lassen. Generell können alle erstellten Dokumente als PDF angezeigt und ggf. heruntergeladen sowie per E-Mail versendet werden.
Das Erstellen eines Dokuments erfolgt in cooman über wenige Schritte in übersichtlichen Bereichen.
Mithilfe der hinterlegten Stammdaten befüllen Sie per Schnellsuche die Kontaktfelder mit Adressdaten und Artikelpositionen mit Bezeichnungen, Einheiten, Steuersätzen und Preisen. Falls erforderlich, können neue Kontakte und Artikel auch direkt bei der Erstellung eines Dokuments angelegt werden. Rabatt, Aufschlag und Skonto fügen Sie bei Bedarf per Klick hinzu. Außerdem können Sie entscheiden, ob Preise bruttowirksam ausgewiesen werden sollen. Falls Sie ein Dokument sukzessiv erstellen möchten, haben Sie die Möglichkeit, ein Dokument als Entwurf zu speichern und jederzeit bis zur Fertigstellung an diesem zu arbeiten.
Angebote, Aufträge und Lieferscheine können in cooman einzeln oder verkettet existieren. Um den Abwicklungsprozess zu optimieren, können Sie Angebote in Aufträge überführen, welche wiederum in Lieferscheine überführt werden können. Diese Verkettung ist keine Pflicht! Sie können Angebote, Aufträge und Lieferscheine auch direkt in eine Rechnung überführen.
Erstellen Sie mit wenigen Klicks ein neues Angebot oder duplizieren Sie ein vorhandenes, um ähnliche Angebote schnell an potenzielle Kunden zu bringen. Analog verfahren Sie mit Aufträgen und Lieferscheinen. Der Status eines jeweiligen Dokuments wird automatisch durch cooman geregelt, d.h. Sie haben jederzeit einen Überblick über offene und abgeschlossene Angebote, Aufträge und Lieferscheine.
Aufträge lassen sich auf Wunsch über Abschlagsrechnungen und einer Schlussrechnung abrechnen, sodass Sie große Aufträge jederzeit teilberechnen können. Lieferscheine je Kunde können zudem in eine Sammelrechnung überführt werden, sodass Sie nicht jeden Lieferschein einzeln abrechnen müssen.
Angebote, Aufträge und Lieferscheine sind in wenigen Schritten angelegt und funktionieren ähnlich.
Mithilfe der hinterlegten Stammdaten befüllen Sie per Schnellsuche die Kontaktfelder mit Adressdaten und Artikelpositionen mit Bezeichnungen, Einheiten, Steuersätzen und Preisen. Falls erforderlich, können neue Kontakte und Artikel auch direkt bei der Erstellung eines Dokuments angelegt werden. Rabatt und Aufschlag fügen Sie bei Bedarf per Klick hinzu. Falls Sie ein Dokument sukzessiv erstellen möchten, haben Sie die Möglichkeit, ein Dokument als Entwurf zu speichern und jederzeit bis zur Fertigstellung an diesem zu arbeiten.
Aufträge und Lieferscheine können zusätzlich mit Unterschriftsfeldern ausgestattet oder direkt in cooman unterzeichnet werden. Somit können Sie Ihren Kunden direkt vor Ort den Auftrag oder Lieferschein unterschreiben lassen und sind bereit, das Dokument in eine Rechnung zu überführen. Und das erledigen Sie im Handumdrehen direkt mit.
Eine Projektverwaltung ist die Lösung, wenn Sie an unterschiedlichen Kundenprojekten arbeiten und einzelne Tätigkeiten zeitlich erfassen sowie abrechnen müssen. In cooman legen Sie Projekte mit wenigen Klicks an, ordnen einen Kunden zu und hinterlegen diverse Daten, wie bspw. den Ort und das Datum.
Zu jedem Projekt können Sie beliebig viele Aufgaben erfassen und einfach Zeiten, Benutzer und Ressourcen hinterlegen. Jeder Benutzer, dem eine offene Aufgabe zugeordnet ist, wird auf seinem Dashboard darüber informiert und kann diese abarbeiten.
Sind Aufgaben erledigt, so können sie einzeln oder gemeinsam per Klick in eine Rechnung überführt werden. Alle abgerechneten Aufgaben werden entsprechend gekennzeichnet, sodass Sie stets einen Überblick über offene und noch nicht abgerechnete Aufgaben haben.
Die Verwaltung Ihrer Zahlungen ist eine elementare Funktion in cooman. Sie gibt Ihnen stets einen Überblick über Ihre Finanzen - und das auf Wunsch komplett digital!
Erfassen Sie Zahlungen für Ihre durch cooman generierten Rechnungen und Gutschriften, aber auch für externe Dokumente. So haben Sie Einnahmen und Ausgaben stets im Blick und können diese bei Nutzung des Steuerberaterzugangs beleghaft mit Ihrem Steuerberater teilen. Belege laden Sie einfach von Ihrem Endgerät aus hoch. Dies funktioniert bei den meisten Smartphones auch direkt mit der Kamera!
In cooman können Sie beliebig viele Konten und eine Barkasse führen. Somit bilden Sie Ihre Kontensituation problemlos digital ab. Alle Zahlungen können Sie nach den entsprechenden Konten filtern und Zahlungsberichte bzw. einen Barkassenbericht für einen definierbaren Zeitraum erstellen.
Zahlungen sind in cooman auch etappenweise möglich, sodass Beträge auch gesplittet gebucht werden können. Sollten sich Konten ändern oder Sie Geld umbuchen, dann können Sie diese Vorgänge mit wenigen Klicks nachstellen.
Sie können cooman individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Gestalten Sie die Farbgebung Ihrer Dokumente, laden Ihr Logo oder Briefpapier hoch und bestimmen diverse Dokumenteinstellungen.
In übersichtlichen Sektionen pflegen Sie Zahlungsfristen, Ihre Unternehmensdaten, die Bankverbindung und Ihre Steuerinformationen inkl. Kleinunternehmerregelung. Bestimmen Sie weiterhin mit wenigen Klicks, welche Informationen auf Ihren Dokumenten zu sehen sind, z.B. Bearbeiterinformationen und Kundennummer. Die verschiedenen Nummernkreise, z.B. die Rechnungsnummer, können Sie individuell mit Variablen und eigenen Zeichen bestücken und entsprechend nach Ihren Vorstellungen zusammensetzen. Eine laufende Nummer lässt sich für Monats- und Jahreswechsel auf Wunsch automatisch zurücksetzen.
Sie können die Fußzeile sowie verschiedene Texte auf Ihren Dokumenten je nach Typ vordefinieren - und das sogar mit Variablen, die beim Erzeugen des Dokuments durch den eigentlichen Inhalt ersetzt werden. So können Sie eine allgemeingültige und wiederverwendbare Vorlage erstellen, die die Kundeninformationen dynamisch ausfüllt. Sie können auf die gleiche Weise auch Vorlagen für E-Mails erstellen.
Wenn das Unternehmen wächst, schafft man die Arbeit ab einem gewissen Punkt nicht mehr alleine. Dann ist es zweckmäßig, Aufgaben zu delegieren.
Hierfür können Sie in cooman zusätzliche Benutzer anlegen, welche Sie durch ein Rechtekonzept bei Bedarf zu verschiedenen Aufgaben befähigen können. Somit können Sie u.a. festlegen, ob ein Benutzer Unternehmensdaten oder das Dokument-Design ändern darf. Sie können außerdem einsehen, ob Benutzer gerade angemeldet sind oder eben nicht.
In Produkten mit Benutzerverwaltung ist zusätzlich zum Administrator ein weiterer Benutzer bereits inklusive. Bei Bedarf können Sie zusätzliche Benutzer per Einmalkauf erwerben.
Der Steuerberaterzugang bietet eine einfache Möglichkeit mit Ihrem Steuerberater zusammenzuarbeiten. Der Steuerberater registriert sich beim cooman Steuerberaterportal und teilt Ihnen die zugeteilte Berater-ID mit. Damit können Sie Ihren Steuerberater dazu einladen, Ihre Dokumente sowie Ein- und Auszahlungen zu verwalten.
Sie bestimmen, welche Module freigegeben werden. Wählen Sie aus Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen, Gutschriften sowie Zahlungen. Bestimmen Sie außerdem, ob lediglich festgeschriebene und/oder bezahlte Dokumente einsehbar sind. Änderungen an Dokumenten oder Einträgen kann der Steuerberater nicht vornehmen. Sie können jederzeit steuern, ob der Steuerberaterzugang aktiv sein darf oder nicht.
Übrigens: Das Steuerberaterportal ist kostenlos nutzbar!
Kontaktdaten sind ein zentrales Element und betreffen fast jedes Dokument. Die Verwaltung von Kontakten funktioniert in cooman einfach und mit wenigen Klicks.
Neben Standardinformationen, wie Name und Adresse, können Sie einen Skonto vordefinieren, der automatisch für den jeweiligen Kontakt übernommen wird. Um verschiedene Mitarbeiter eines Kontakts bedienen zu können, hinterlegen Sie zusätzliche Ansprechpartner inkl. deren E-Mail-Adresse.
Bereits bestehende Kontakte oder Exporte aus einer anderen Software können Sie in den meisten Fällen in cooman importieren. Hierfür bietet cooman passende CSV-Vorlagen, welche Sie für die Zuordnung der einzelnen Informationen verwenden können. Falls Ihnen die technische Expertise fehlen sollte, so steht Ihnen der persönliche Support zur Seite.
Um Dokumente schnell und unkompliziert zu erstellen, ist die Pflege von Artikeln obligatorisch. In cooman legen Sie Ihre Artikel übersichtlich und einfach an - auch direkt aus einem Dokument heraus.
Artikel lassen sich mit Netto- und Bruttopreisen sowie Bezeichnung und Beschreibung anlegen. Der individuelle Steuersatz und die Zuordnung der eigenen Einheit ergänzen den Artikel.
Analog zu den Kontakten ist der Import einer CSV-Datei und die entsprechende Vorlage auch für Artikel verfügbar.
Mithilfe der in cooman integrierten Statistiken haben Sie Ihre Zahlen und den Status Ihrer Dokumente stets im Blick. Die Kurzübersicht gibt Ihnen dabei einen schnellen Überblick über alle angelegten Dokumente und zeigt den besten Kunden sowie den aktuellen Saldo auf.
Die Filter ermöglichen ein gezieltes Auswerten nach Typ und Zeitraum, wodurch Sie alle Werte der verschiedenen Dokumenttypen und Ihre Konten miteinander vergleichen können.
Durch Kombination der Filter können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben schnell gegenüberstellen und diese verschiedenen Dokumenttypen zuordnen. Somit ermitteln Sie die relevanten Themen in Ihrer Buchhaltung, z.B. ob die Summen der Dokumente mit den Zahlungen übereinstimmen.
Die grafische Darstellung erleichert die Erkennung eines Optimierungsbedarfs. Sie nehmen bspw. auf einen Blick wahr, welchen Wert nicht umgesetzte Angebote einnehmen.
Die Dateiablage ist der zentrale Speicher für all Ihre Dateien. Da Sie cooman auf unterschiedlichen Geräten nutzen können, haben Sie Ihre Dateien über die Dateiablage auch stets auf all Ihren kompatiblen Geräten parat. Sie können diese Dateien auch an E-Mails anhängen, die Sie via cooman versenden.
Zur Organisation stehen Ihnen gewohnte Funktionen zur Verfügung. Legen Sie Ordner an, laden Sie Dateien hoch, benennen Sie Objekte um oder löschen Sie diese. Ordner und Dateien können auch per Drag-and-Drop (Ziehen und loslassen) verschoben werden. Die Bedienung funktioniert dabei intuitiv so, wie Sie es von dem jeweiligen Endgerät erwarten - also mit Maus, Finger oder Stift.
In Produkten mit Dateiablage beträgt das Speicherkontingent standardmäßig 512 MB und kann per Einmalzahlung verschiedenstufig erweitert werden.